PLAN PRZYGOTOWANIA NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZEBRANIA CZŁONKÓW OKRĘGU TORUŃSKIEGO ZPAP

Cel: wybór delegatów i zastępców delegatów na Walny Zjazd Delegatów ZPAP w Warszawie 21 listopada 2026 r.

I. ETAP PRZYGOTOWAWCZY — TERAZ

1. Ustalenie podstawy zwołania zebrania

Uzyskać i włączyć do dokumentacji:

  • uchwałę Zarządu Głównego ZPAP o zwołaniu WZD na 21 listopada 2026 r.;
  • informację ZG o liczbie mandatów delegatów przypadających Okręgowi Toruńskiemu;
  • podstawę obliczenia tej liczby według stanu członków właściwego dla wyborów.

Jeżeli Okręg nie otrzymał jeszcze oficjalnej informacji o liczbie delegatów — wystąpić do ZG niezwłocznie.

2. Weryfikacja członków Okręgu

Zarząd Okręgu powinien przygotować aktualny wykaz członków oraz ustalić, kto posiada czynne i bierne prawo wyborcze.

W szczególności trzeba sprawdzić zaległości składkowe powodujące zawieszenie w prawach członka. Lista ta będzie później podstawą działania Komisji Mandatowo-Regulaminowej.

3. Ustalenie terminu zebrania

Propozycja ze względu na terminy:

sobota, 17 października 2026 r., albo niedziela 18

To daje ponad miesiąc przed WZD i pozostawia bezpieczny margines proceduralny.

Należy równocześnie ustalić:

  • godzinę rozpoczęcia;
  • miejsce zebrania;
  • możliwość przeprowadzenia tajnego głosowania.

II. FORMALNE ZWOŁANIE ZEBRANIA

4. Posiedzenie Zarządu Okręgu Toruńskiego

Najlepiej przeprowadzić je najpóźniej na przełomie września i października, najpóźniej 2.10.26.

Zarząd podejmuje uchwałę o:

zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków Okręgu Toruńskiego ZPAP w celu wyboru delegatów na WZD ZPAP.

Uchwała powinna określić co najmniej:

  • datę;
  • godzinę;
  • miejsce;
  • cel zebrania;
  • proponowany porządek obrad;
  • sposób i termin zawiadomienia członków.

5. Przygotowanie zawiadomienia

Zawiadomienie powinno jednoznacznie wskazywać, że jest to:

Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków Okręgu Toruńskiego ZPAP zwołane w celu wyboru delegatów na Walny Zjazd Delegatów ZPAP.

Do zawiadomienia najlepiej od razu dołączyć proponowany porządek obrad.

6. Wysłanie zawiadomień — najpóźniej 3 października 2026 r.

Przy zebraniu 17 października zachowujemy wymagane co najmniej 14 dni.

Zawiadomienie należy wysłać:

  • wszystkim członkom Okręgu Toruńskiego;
  • Zarządowi Głównemu ZPAP;
  • Głównej Komisji Rewizyjnej ZPAP.

Trzeba zachować dowody wysłania zawiadomień. Będą istotne dla Komisji Mandatowo-Regulaminowej przy ocenie prawidłowości zwołania zebrania.

III. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI — 3–16 PAŹDZIERNIKA

7. Przygotowanie dokumentów rejestracyjnych

Przygotować:

  • listę wszystkich członków Okręgu;
  • listę osób uprawnionych do głosowania;
  • listę obecności;
  • ewentualne mandaty uczestników;
  • informację o liczbie delegatów przysługujących Toruniowi.

8. Przygotowanie dokumentacji dla Prezydium

Przygotować:

  • szczegółowy scenariusz prowadzenia zebrania;
  • porządek obrad;
  • projekt protokołu całego zebrania;
  • projekty uchwał wymaganych podczas zebrania.

9. Przygotowanie dokumentacji Komisji Mandatowo-Regulaminowej

Przygotować formularz protokołu obejmujący m.in.:

  • sposób i termin zwołania zebrania;
  • liczbę członków Okręgu;
  • liczbę uprawnionych do głosowania;
  • liczbę obecnych;
  • prawidłowość zawiadomienia;
  • ważność mandatów;
  • stwierdzenie zdolności zebrania do przeprowadzenia wyborów.

10. Przygotowanie dokumentacji Komisji Skrutacyjnej

Przygotować:

  • formularz protokołu Komisji Skrutacyjnej;
  • wzór listy kandydatów;
  • wzór karty do głosowania;
  • sposób ewidencjonowania wydanych kart;
  • urnę;
  • pieczęć Okręgu;
  • koperty do zabezpieczenia kart po głosowaniu.

Kart z nazwiskami nie drukujemy ostatecznie wcześniej, ponieważ lista kandydatów powstanie dopiero podczas zebrania.

11. Przygotowanie zgód kandydatów nieobecnych

Osoba, która nie będzie obecna, a chce kandydować, powinna dostarczyć wcześniej pisemną zgodę na kandydowanie.

IV. 17 PAŹDZIERNIKA — ROZPOCZĘCIE ZEBRANIA

12. Rejestracja uczestników

Przed rozpoczęciem:

  • sprawdzenie tożsamości/statusu członkowskiego;
  • podpisanie listy obecności;
  • ustalenie osób uprawnionych do głosowania;
  • wydanie ewentualnych mandatów.

13. Otwarcie zebrania

Zebranie otwiera Prezes albo Wiceprezes Zarządu Okręgu.

14. Wybór Przewodniczącego Zebrania

Przewodniczący przejmuje prowadzenie obrad.

15. Przyjęcie porządku obrad

Porządek zostaje poddany pod głosowanie jawne.

16. Uzupełnienie Prezydium Zebrania

Wybór:

  • Wiceprzewodniczącego;
  • Sekretarza;
  • ewentualnie dwóch Asesorów.

V. POWOŁANIE KOMISJI

17. Wybór Komisji Mandatowo-Regulaminowej

3–5 osób.

Komisja następnie konstytuuje się, wybierając:

  • Przewodniczącego;
  • Wiceprzewodniczącego;
  • Sekretarza.

18. Wybór Komisji Skrutacyjnej

3–5 osób.

Komisja również wybiera:

  • Przewodniczącego;
  • Wiceprzewodniczącego;
  • Sekretarza.

Uwaga: członek Komisji Skrutacyjnej nie może kandydować na delegata.

VI. STWIERDZENIE PRAWIDŁOWOŚCI ZEBRANIA

19. Praca Komisji Mandatowo-Regulaminowej

Komisja bada dokumentację, listę obecności, uprawnienia uczestników oraz prawidłowość zwołania zebrania.

20. Odczytanie protokołu Komisji Mandatowo-Regulaminowej

Komisja przedstawia Walnemu swoje ustalenia i stwierdza prawidłowość/ważność zebrania oraz możliwość przeprowadzenia wyborów.

Dopiero po tym etapie przechodzimy do właściwej procedury wyborczej.

VII. PRZYGOTOWANIE WYBORÓW

21. Oficjalna informacja o liczbie mandatów

Przewodniczący podaje liczbę delegatów przysługujących Okręgowi Toruńskiemu zgodnie z informacją ZG.

22. Ustalenie liczby zastępców delegatów

Walne Zebranie podejmuje w głosowaniu jawnym uchwałę określającą liczbę zastępców — od 1 do 7.

23. Zgłaszanie kandydatów

Kandydatury zgłaszane są podczas zebrania.

Sprawdza się:

  • członkostwo;
  • bierne prawo wyborcze;
  • zgodę na kandydowanie.

W przypadku nieobecnego kandydata — jego pisemną zgodę.

24. Kontrola wymaganej liczby kandydatów

Lista kandydatów musi zawierać więcej osób niż łączna liczba miejsc delegatów i zastępców.

25. Prezentacja kandydatów

Można przewidzieć krótkie przedstawienie kandydatów i ewentualne pytania.

26. Zamknięcie listy kandydatów

Następuje w głosowaniu jawnym.

Od tego momentu Komisja Skrutacyjna może przygotować ostateczne karty wyborcze.

VIII. TAJNE WYBORY

27. Przygotowanie kart przez Komisję Skrutacyjną

Karty:

  • zawierają kandydatów w porządku alfabetycznym;
  • są opatrzone pieczęcią Okręgu;
  • zostają policzone;
  • są wydawane osobom uprawnionym.

28. Zniszczenie niewydanych kart

Niewykorzystany zapas kart powinien zostać zniszczony przed rozpoczęciem głosowania zgodnie z procedurą regulaminową.

29. Tajne głosowanie

Każdy głosujący otrzymuje jedną kartę.

Na karcie może pozostawić najwyżej tylu kandydatów, ilu delegatów wybiera Okręg.

30. Zamknięcie głosowania

Po oddaniu głosów Komisja Skrutacyjna przejmuje urnę i przystępuje do liczenia.

IX. USTALENIE WYNIKÓW

31. Liczenie głosów

Komisja ustala:

  • liczbę wydanych kart;
  • liczbę kart wyjętych z urny;
  • liczbę głosów ważnych i nieważnych;
  • liczbę głosów otrzymanych przez każdego kandydata.

32. Ustalenie delegatów

Mandaty otrzymują kandydaci z największą liczbą głosów — według liczby mandatów przysługujących Okręgowi.

33. Ustalenie zastępców

Kolejne osoby według liczby uzyskanych głosów zostają zastępcami delegatów w odpowiedniej kolejności.

Nie przeprowadza się więc osobnych wyborów zastępców.

34. Ewentualna dogrywka

Jeżeli remis uniemożliwia ustalenie ostatniego delegata lub kolejności zastępców — przeprowadza się dodatkowe głosowanie zgodnie z Regulaminem.

35. Sporządzenie i podpisanie protokołu Komisji Skrutacyjnej

36. Ogłoszenie wyników przez Przewodniczącego Komisji Skrutacyjnej.

Od tej chwili mamy ustalony skład reprezentacji Okręgu Toruńskiego na WZD.

X. ZAKOŃCZENIE WALNEGO

37. Ewentualne wolne wnioski

Dopiero po zakończeniu wyborów można przejść do spraw niezwiązanych bezpośrednio z wyborem delegatów.

38. Zamknięcie zebrania.

39. Sporządzenie ostatecznego protokołu Nadzwyczajnego Walnego Zebrania.

Protokół podpisują osoby wskazane przez Regulamin — w szczególności Przewodniczący Zebrania i Sekretarz.

XI. CZYNNOŚCI PO ZEBRANIU — 18–24 PAŹDZIERNIKA

40. Skompletowanie dokumentacji wyborczej

W jednej teczce powinny znaleźć się:

uchwała o zwołaniu NWZCzO → zawiadomienia i dowody ich wysłania → lista obecności → protokół Komisji Mandatowo-Regulaminowej → protokół Komisji Skrutacyjnej → protokół NWZCzO → lista delegatów → lista zastępców → zgody kandydatów nieobecnych → pozostała dokumentacja wyborcza.

41. Zabezpieczenie kart do głosowania

Karty pakujemy, zabezpieczamy i przechowujemy zgodnie z Regulaminem do końca kadencji delegatów.

42. Przekazanie dokumentacji Zarządowi Głównemu — najpóźniej 24 października

W ciągu 7 dni od zakończenia zebrania Zarząd Okręgu przekazuje ZG:

  • listę wybranych delegatów;
  • listę zastępców wraz z ustaloną kolejnością;
  • kopię protokołu zebrania;
  • inne dokumenty wymagane przez Regulamin.

Oryginały pozostają w dokumentacji Okręgu.

Kalendarz w skrócie

19–30 września → dokument ZG o liczbie mandatów + weryfikacja listy członków.

do 2 października → uchwała Zarządu Okręgu o zwołaniu NWZCzO.

najpóźniej 3 października → wysłanie zawiadomień członkom, ZG i GKR.

3–16 października → przygotowanie kompletnej dokumentacji, list, protokołów, kart i organizacji głosowania.

17 października → Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków Okręgu Toruńskiego i wybór delegatów.

18–24 października → zamknięcie dokumentacji i przekazanie wyników ZG.

21 listopada → Walny Zjazd Delegatów ZPAP w Warszawie.